同期会・クラス会開催のためのノウハウ集1「発案から案内状送付まで」

同窓生が一番つながりを確かめられるのが「同期会の開催」です。

でもなかなか面倒なことで開催までこぎつけるのが大変です。しかし、一回開催してしまうとそのノウハウが残りますから

二回目以降の開催はスムーズに運びます。つまり一回目をどうやって開催するかがポイントなのです。

そのためまずは、同期会を卒業以来38年ぶりに開催し、定期的に開催している「33期 昭和41年 1966年卒業」
の開催までをレポートします。
また同窓会事務局での「同期会開催サポートサービス」もご紹介していきます。

「三商新聞」復刻版

33期同期会で当日配布された「三商新聞」復刻版です。
ここに開催までのあれこれが掲載されています。
まずは当たり前ですけど「言い出しっぺ」がいないとダメですよね。なかなか胸には思っているんですけど、口に出したり行動を起こしたりするって大変ですし、「言い出しっぺ」がもちろん中核で進めねければならなくなりますから。

画像をクリックするとPDFファイルで大きく見ることができます。
「三商新聞」復刻版[PDF/1.17MB]

案内状送付までの流れ

1.言い出しっぺがまず数名の中核者をリクルートする

誰でもいいんです。日頃会っている同期生達と酒の会で「同期会やろう」って持ちかけるんです。大抵酒の席ですから、やろうやろうになるに違いありません。
この席でクラス別に数名の幹事を選抜してお願いしていきます。数が多くなればなるほど後で効果が出てきます。私たち同期では「歌門さん」が言い出しっぺで 中核となって進めて頂きました。

2.「打合せ会場が苦労するんですけど・・・」平日でしたら三商会会議室お使いください

33期の皆さんは同期生上野さんの錦糸町「たこ八」二階を使ったのですが、やはりご迷惑もお掛けしてしまいます。
平日の10時から16時でしたら深川牡丹の三商会会議室をお使いください。
でも現役で働いている方は平日ってわけにはいかな いですね。そこで使えるのが「区民館」「江東産業会館」などの公的会議室です。江東区でよければ三商同窓会事務局にご相談ください。会場をご紹介いたします。

3.携帯電話とパソコン・同窓会サービス機能を駆使して名簿作り

初めての同期会での名簿作りって大変ですよね。だってあるのは卒業時の名簿でしょ。33期の場合は都内電話は3桁の時代ですよ。旧住所だし町名も変わって しまっています。
でもまずは、卒業名簿をデータ化してください。エクセルで入力しておくと後で便利ですね。大抵エクセルが出来る人だれかいますよね。
同窓会事務局ではデータ入力の有料サービスも行なっています。

下の画像をクリックすると、エクセルのデータをダウンロードすることができます。

名簿作成委員会って必要です。幹事がクラス名簿を整理し、みんなでそれをチェックします。分からない先には友達から友達へ電話をその場でかけていきます。

NTT電話登録をしている人でしたら名前から住所電話を探せるソフトもあります。同窓会事務局に起こしいただければ操作できます。また行方がわからない方を同窓生のネットワークで探す掲示板もこの同窓会ホームページに設置されています。

4.開催日と会場探し、案内の発送

33期では卒業以来38年間、初めての開催で4月4日仏滅の日曜日、錦糸町のロッテプラザで開催しています。
このホームページの卒業期早見表に各期の開催会場が記載されていますので参考にしてください。
→ 卒業期早見表はこちら

会費は7千円ぐらいから1万円ぐらいが多いようですが、昔の仲間に会い、話に夢中になって料理どこ ろではないのが現実でした。午後2時ぐらいからの開催で、軽食・飲み物のパーティーでしたら5千円会費でもいいかもしれません。

公共の会館でケータリングサービスを利用すれば5千円以下の会費も可能です。30人程度でしたら三商会館も利用できます。

開催援助金

初めての開催でしたら・・郵税や印刷費など先に出費が重なりますね・・・・・・三商同窓会が開催援助金をお出しします。(5万円以内)
会場や開催日、案内状が決定しましたら同窓会事務局にお申込みください。このホームページでも告知ができます。
ぜひ案内状に三商同窓会のURL www.tcsaa.jp を記載していただくようお願い致します。

案内状

33期は往復はがきで案内しました。
幹事の今昔顔写真を入れて懐かしさをアピールしたり、案内の行っていない同期生の情報記入欄を設けました。同窓会事務局のコピー機(実費有料)や筆まめソフトがご使用になれます。

右の画像をクリックするとPDFファイルで大きく見ることができます。
33期生 同窓会のお知らせ[PDF/503KB]

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同窓会事務局案内

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